Tutorial Cara Menggunakan Mail Merge || Kop instansi

Pengertian dan cara menggunakan Mail Merge

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat)
yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah.

Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.

Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

Dalam membuat mail merge terdiri dari 2(dua) dokumen, yaitu :

ü  Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.

ü  Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima.

Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

1. ketiklah contoh data seperti di bawah ini. 

    Untuk teks yang di beri tanda kurung seperti  <nama>, <alamat>, dan <kota>  

    itu nantinya sebagai tempat kode mail merge. jadi dikosongkan saja, tidak usah diketik.

2. Setelah data di atas selesai diketik, sekarang saatnya membuat data mail Merge. Klik pada Menu Mailings, Kemudian klik pada Toolbar Start mail Merge, lalu klik pada  Step by step Mail Merge Wizard.

 3. Kemudian perhatikan pada bagian kanan jendela Microsoft word 2007, akan muncul jendela Mail Merge. Pada Select document type pilih letters, kemudian klik pada  Next:Starting document .

4. Tahap selanjutnya pada Select starting document, pilih Use the current document, kemudian pilih Next: select recipients

5. Tahap selanjutnya pada Select recipents, pilih pada Type a New list, lalu klik, pada Create…

6. Setelah kamu klik tombol create, Jendela  New Address list akan terbuka seperti gambar di bawah ini. karena pada latihan ini kita hanya menggunakan tiga address yaitu <nama>, <alamat>, dan <kota>, maka kita buat ketiga address tersebut secara manual, dengan cara klik pada tombol customize Columns

   7. Setelah kamu klik Customize Columns,akan terbuka jendela Customize addres list seperti gambar di bawah ini. hapuslah semua yang ada pada Field names dengan cara Klik pada tombol Delete,

8. Jika nanti muncul pertanyaan seperti gambar di bawah ini, klik saja Yes.

   9. Setelah kamu menghapus semua Field names, klik pada Add.. , untuk menambahkan Field baru, kemudian ketikkan nama Field dan klik tombol OK. (nama field pada latihan ini  “nama”, “alamat”, dan “kota” )

10. Sehingga hasilnya seperti gambar di bawah ini. kemudian klik tombol OK

11. Address list yang baru pun akan tampak seperti gambar di samping ini,  dan Klik pada tombol OK

12. Setelah kamu klik tombol Ok, akan muncul jendela penyimpanan file. berikan nama file nya pada kolom file name (beri nama kamu), kemudian klik tombol Save.

13. Sekarang Data mail Merge telah selesai, kemudian klik pada tombol Ok

14. Sekarang saatnya meletakkan kode mail merge pada ruang kosong yang telah kita sediakan tadi, yaitu untuk ruang <nama>, <alamat>, dan <kota>.  kita mulai dari <alamat> dulu. Letakkan kursor pada ruangan kosong untuk alamat yaitu di bawah  tulisan  Yth. Bp/Ibu/Sdr.

15. Setelah kamu letakkan kursor di situ, klik pada menu  Insert Merge Field, sehingga akan muncul daftar Fieldnya pilih klik pada field nama. Lakukan langkah yang sama untuk menampilkan alamat, dan kota.

16. Sehingga hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.

17. Untuk merubah kode  <nama>, <alamat>, dan <kota> menjadi data yang  sebenarnya, klik pada Icon  Preview Result

18. Dan hasilnya akan tampak

      seperti gambar di bawah ini

19.  Sedangkan untuk menampilkan data urutan kedua, ketiga dan seterusnya, klik pada tanda panah ke kanan, sedangkan untuk kembali klik pada tanda panah ke kiri

Pada Tab Mailings, Klik Icon Finish & Merge, dan klik Print Documents, Maka Tampil kotak dialog : Merge to Printer,

untuk mencetak surat, Ada 3 pilihan :
1. All untuk mencetak semua surat.
2. Current record untuk mencetak surat
    pada halaman yang aktif.
3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To,
    untuk mencetak surat yang dipilih saja.

Mail Merge biasa kita gunakan untuk efisiensi tugas, dengan dokumen yang sama tetapi maksud dan isi yang digunakan secara masal.